Problemas em importar notas fiscais? O RPA pode melhorar a transição de dados do sistema

Por: Caio Santos Em: 30 de julho de 2021

Importar notas fiscais é um trabalho repetitivo e desconfortável para o colaborador. O controle de notas de entradas e saídas é considerado essencial para qualquer negócio. Do recebimento ao armazenamento das notas podem ocorrer erros e extravios de notas. Para isso não acontecer a automatização do processo é primordial.

Essa importação das notas de forma manual está se tornando obsoleta nas empresas. A tarefa manual de registrar nota por nota no sistema demanda tempo e concentração do colaborador.

A importação de notas fiscais recebidas pela SEFAZ ou e-mail tem alta taxa de retrabalho, o que significa que muitas vezes o colaborador precisa refazer o processo por algum erro.

A solução de automatizar a importação de notas garante rapidez e estabilidade no processo. O RPA promove a auditoria e transferência de dados da nota fiscal para o seu sistema de forma eficiente.

O RPA, Robotic Process Automation, é uma ferramenta para automatização de processos e se torna fundamental para gerir processos repetitivos. Nessas situações, o colaborador virtual – como é conhecido o robô – possui a capacidade de simular o trabalho de um humano. O mecanismo torna tarefas maçantes e longas em tarefas simples e rápidas.

Benefícios de automatizar sua importação de notas fiscais

À medida que sua empresa cresce, ela gera um grande volume de notas fiscais, seja de entrada ou saída. A automatização consegue ser implementada nos dois tipos de notas fiscais.

A automatização da importação das notas fiscais em xml e DANFE traz praticidade e segurança na transação de dados. O RPA remove sua equipe fiscal de horas de trabalhos manuais e repetitivos que a importação exige.

Ao importar as notas fiscais, o RPA possui a capacidade de entender as notas fiscais tanto em xml quanto em PDF. Desta forma o robô identifica o tipo de documento e lê as informações contidas nele. Assim, a automação entende os tributos das notas fiscais automaticamente, eliminando os cálculos manuais.

A solução consegue identificar o pedido de compra e recebimento de forma ágil e certeira. Deste modo é possível receber e administrar melhor as notas fornecidas pelos seus fornecedores.

Outra facilidade é que o RPA tem a capacidade de se integrar ao SAP para o lançamento de notas na plataforma. Além disso, ele é personalizado para trabalhar de acordo com o processo de cada negócio e pode ser programado em dias e horários específicos ou de forma contínua.

A importância de administrar suas notas

As notas fiscais são o ponto principal de problemas com o Fisco. Dados incorretos, excesso e perdas de documentos fiscais são os principais fatores que podem acarretar multas nas fiscalizações.

É vital ter um banco de dados para as notas xml. Por regulamento, a Receita Federal exige o armazenamento das notas fiscais por cinco anos.

Lidar com o trabalho manual na importação das notas fiscais é arriscado porque a tarefa se torna repetitiva e maçante, fazendo o colaborador ter desatenção e errar ao redigir e auditar os dados dos documentos.

Sabendo dessas exigências, o RPA se torna fonte confiável para administrar as suas notas fiscais. O robô tem autonomia de fiscalizar e controlar a importação dos documentos fiscais.

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O Yoo Invoice é a solução de RPA para o importar as notas fiscais. A solução permite a automatização da entrada de notas fiscais por diversos ERPs.

O Yoo Invoice realiza a validação de informações de produtos, dados fiscais e pedidos de compras em menos de 10 segundos. A solução tem capacidade de se integrar com o SAP, TOTVS, Senior, Oracle, entre outros. Para conhecer mais sobre o Yoo Invoice entre em contato com nossos especialistas.