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O que é automação de processos e quais os benefícios?

Por: Thais Batista Em: 21 de janeiro de 2021

Cerca de 33% dos líderes operacionais em todo mundo estão implementando ou já implementaram softwares de automação de processos (Gartner). A razão para este investimento se dá pela constante pressão das empresas em reduzir custos, oferecer serviços de qualidade, obter escalabilidade, flexibilidade e segurança.

Diferente de outras soluções, os robôs podem ser adotados de forma rápida e aplicados a qualquer tipo de processo ou tarefa de caráter repetitivo e manual, seguindo sempre as regras de negócios para uma perfeita execução.

Neste post, vamos explicar como funciona a aplicação na prática, os ganhos que as empresas podem obter e por onde começar.

O que é automação de processos (RPA)?

“Implementar RPA não é apenas automatizar processos, mas criar uma força de trabalho digital.”, afirma o Vice Presidente de uma companhia de seguros americana.

A automação de processos não é uma aplicação nova. Há anos que ferramentas de fluxo de trabalho vêm sendo implementadas para melhorar a eficiência, produtividade e reduzir custos. O RPA é uma versão 2.0 da automação e vem transformando os tipos tradicionais de automação ao utilizar um “software inteligente” para completar tarefas de alto volume e repetitivas.

A tecnologia é integrada aos sistemas existentes nas empresas e configurada para trabalhar de acordo com as etapas do processo e do fluxo de trabalho. A grande vantagem é que o robô consegue aprender padrões, regras de negócio e executar em uma fração do tempo que uma pessoa faria.

Apesar do robô conseguir substituir o humano em certas tarefas, o papel do funcionário ainda é fundamental para a análise dos dados e tomada de decisões.

 

Vantagens da automação de processos

Agora você se pergunta: ok, a tecnologia é ótima, mas quais benefícios ela pode trazer para os negócios?

Para líderes, antes de adotar qualquer tipo de ferramenta é preciso projetar algum ganho expressivo para valer o investimento. E estão certíssimos!

Confira a seguir as principais vantagens em investir em RPA.

Redução de custos

O custo anual do software de RPA chega a ser de um terço a um quinto de um funcionário e com a vantagem de trabalhar com um grande volume de tarefas em um menor tempo, sem falhas e sem pausas.

Segurança dos dados

O robô interage como um usuário, por isso ele precisa de credenciais de acesso, tendo assim contato com dados sensíveis ao negócio dependendo do processo automatizado.

As ferramentas já são programadas para salvar todas as credenciais em um ambiente seguro e criptografado, garantindo um repositório seguro e acesso somente a pessoas autorizadas.

Escalabilidade do negócio

O robô pode ser gerenciado para realizar tarefas específicas em horários pré-definidos e, caso haja necessidade, pode ser escalado para novos projetos, ajudando a reduzir custos com contratação de pessoas e a expandir a capacidade do negócio.

Melhora na experiência

Com a eficiência e a velocidade que o RPA traz aos processos, empresas do segmento contábil, call centers, logística, saúde, entre outros, viram uma melhora no atendimento, pois conseguem obter com facilidade os dados dos clientes de diversos sistemas, em tempo real, ganhando agilidade e satisfação.

Geração de dados

A aplicação oferece, além de logs de controle, a possibilidade de criar dashboards, gráficos e tabelas com dados do processo.

Desta forma é possível analisar os dados processados a fim de melhorar qualidade do serviço e otimizar o tempo do robô.

Primeiros passos antes de implementar o RPA

Como saber se o RPA é para minha empresa?

Primeiro de tudo é preciso avaliar as opções para o desenvolvimento do projeto tanto interna quanto externa, ou seja, se a empresa possui uma equipe interna capacitada para desenvolver a solução, se precisará contratar pessoas ou se irá procurar um parceiro especializado.

O segundo passo é identificar se o processo pode ser executado pelo robô. De maneira geral, processos com regras bem definidas, de alto volume e repetitivas podem ser automatizadas. Experimente mapear todo o processo que o funcionário faz pelos sistemas para concluir uma tarefa, assim conseguirá identificar onde introduzir o robô.

Outro ponto importante é conseguir o apoio da alta diretoria na implementação do projeto – caso seja aprovado – e até dos recursos humanos para comunicar e engajar as equipes. Desta forma os colaboradores envolvidos estarão mais receptivos e abertos às mudanças (que serão muitas).

 

Considerações finais

O RPA tem grande potencial no mercado para os próximos anos. Para se ter uma ideia, segundo o Gartner, o mercado deve crescer em torno de U$2bi. Isso mostra que as empresas estão percebendo o potencial do RPA em trazer redução de custos, acelerar processos e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Embora haja certa resistência às mudanças e ao investimento em tecnologias – principalmente em época de pandemia – esta é uma grande oportunidade para as empresas se diferenciarem e escalarem o negócio.

Por fim, na hora de decidir qual processo automatizar primeiro não existe uma resposta geral. Pode ser um processo pequeno para testar a solução e posteriormente aplicar em outras, ou ir direto para processos mais complexos e com gargalos.

Conte com os especialistas da Yoobot para tirar dúvidas e até estudar as melhores opções para o seu negócio.


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