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Case Yoobot: Automação do setor contábil da Prime Interway

Por: Thais Batista Em: 9 de fevereiro de 2021

Sobre o case

A Prime Interway é uma distribuidora de soluções de automação comercial com mais de 20 anos de mercado e com atuação em todo território brasileiro.

O seu departamento contábil é responsável por atender toda a demanda interna e externa contábil e fiscal, como fechamentos, apuração de impostos, entrega de números para gerência e órgãos governamentais.

Com o aumento da demanda, a Prime Interway buscava uma solução que trouxesse agilidade e precisão na execução dos processos e foi aí que surgiu o projeto de automação contábil com a Yoobot.

 

O problema

A rotina do setor era bastante corrida e operacional. Antes, o departamento precisava parar toda e qualquer atividade que estivessem fazendo para dar entrada nas notas fiscais, pois já existia previsão de saída dos produtos.

Em média o departamento gastava de 2 a 3 minutos para incluir cada nota e o volume era de aproximadamente 15 notas por dia, o que levava em torno de 30 minutos a 1 hora somente nesta atividade.

Outro problema era que, muitas vezes, os funcionários estavam realizando tarefas que não podiam ser adiadas, o que entrava em conflito com outros departamentos. Com isso, a equipe começou a encontrar gargalos com o grande volume de trabalho.

“A Juliana nos procurou com o desejo de automatizar os processos e a primeira coisa que fizemos foi mapear todos os processos do departamento. A partir disto, definimos que o primeiro projeto seria a automatização das entradas de notas fiscais.”, conta Carolina Ribeiro, PMO da Yoobot.

 

A automação contábil

O projeto de automatização de entrada de notas seguiu um procedimento operacional padrão. Foi realizado uma parametrização dos impostos da operação e então as entradas eram automatizadas após o recebimento da mercadoria.

Na primeira fase, o processo foi automatizado com interface do Arquivei e o tempo de lançamento de cada nota caiu para 1 minuto. Já na segunda fase, foi utilizada a API do Arquivei e o tempo caiu para 7 segundos, tendo uma economia de 93% se comparado com o tempo gasto antes do projeto.

 

Os resultados

Agora, com o robô, o departamento conseguiu reduzir retrabalhos com entradas de notas, obter mais agilidade e otimizar o tempo em atividades que necessitam de análises.

“Conseguimos perceber uma melhora no tempo de entrega das declarações, diminuição de intervenção humana no processo, agilidade e assertividade nos lançamentos.”, comenta Juliana Passos, Coordenadora Fiscal e Contábil da Prime Interway.

E não foi só o departamento que obteve resultados positivos. Para a empresa houve uma redução de custos com mão de obra, agilidade nas entradas de mercadorias e entrega ao cliente e assertividade nas entradas e tributações.

“Hoje a equipe não precisa mais validar as informações entre a nota fiscal e os recebimentos de mercadorias. O robô realiza a validação de forma automática, assim a equipe só precisa tratar das exceções.”, explica Carolina.

Confira o vídeo deste case.

 

Conclusão

Com o sucesso do primeiro projeto, agora o próximo passo é estender a solução para outras operações fiscais da empresa, aplicando a legislação aos processos operacionais padrão.

“Pretendemos aplicar uma solução que ajude nosso departamento de SAC e Service desk a reduzir o tempo de retorno na validação de devoluções e concertos.”, comenta Juliana.

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