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Automatizando o lançamento de nota fiscal no SAP

Por: Thais Batista Em: 15 de abril de 2021

Empresas que utilizam sistemas de gestão empresarial sabem como a ferramenta auxilia no gerenciamento e na integração de processos de seus departamentos. O lançamento de nota fiscal no SAP é uma aplicação que permite ter o controle de entradas e saídas de mercadorias, mas um volume alto de notas pode prejudicar a eficiência.

Esse lançamento de notas normalmente é feito de forma manual por um colaborador, que precisa reunir e lançar uma a uma no sistema. Um processo bastante moroso!

Foi por esse motivo que a Prime Interway, um dos maiores distribuidores de equipamentos de automação, procurou automatizar seu processo de lançamento de notas no SAP com a Yoobot.

Confira a seguir os detalhes do case.

 

Lançamento manual de notas fiscais no SAP

O setor de Compras e Importação da Prime Interway recebe um volume considerável de notas fiscais de entrada de mercadorias, entre 30 a 50 por dia.

O responsável precisava lançar a nota fiscal de forma manual no SAP para que o setor financeiro identificasse e realizasse o pagamento dentro da data.

O problema era que, muitas vezes, ocorriam atrasos nos lançamentos das notas, pois o colaborador precisava resolver outras pendências.

Jonas Lima, Analista de Importação Compras, comenta: “No fechamento do mês com o fornecedor, havia divergências nos valores lançados com os valores emitidos por conta desses atrasos.”

A empresa enxergou na automatização uma solução mais prática e eficiente para resolver o problema e digitalizar todo o processo, a fim de que a equipe consiga focar em outras atividades.

 

Automatizando o lançamento de notas no SAP

A Yoobot fez o mapeamento do processo junto com o setor de Compras e Importação para entender as regras do negócio e detalhes como, por exemplo, identificar vários itens em um mesmo pedido de compras.

Depois do entendimento e do desenvolvimento, o processo começou a rodar da seguinte forma:

  • A nota fiscal chega no e-mail do colaborador que encaminha para o e-mail do robô.
  • O robô faz o lançamento da nota fiscal no SAP.
  • Após o lançamento, o robô cria um relatório de notas lançadas e não lançadas.

As notas que não são lançadas são analisadas e tratadas individualmente pelo colaborador.

 

Eficiência nos resultados

Para Jonas Lima, o resultado da automatização foi bastante satisfatório: “Antes eu gastava horas fazendo os lançamentos, já o robô leva 20 segundos para lançar uma nota. Agora consigo ter mais flexibilidade para executar outras atividades.”

Além da otimização de tempo, conseguiram minimizar erros, como inserir uma data errada de pagamento, eliminaram atrasos e conseguiram igualar o balanço de fim de mês com o fabricante.

 

Por fim, como pudemos ver, a automatização integrada ao SAP pode potencializar processos realizados de forma manual, trazendo mais agilidade, precisão e inteligência ao negócio.

É claro que essa integração não se aplica somente ao lançamento de notas fiscais, há também outras aplicações do SAP que podem ser automatizadas e você pode conferir neste material: clique aqui.


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